Сезон выгорания: как заметить ранние сигналы у сотрудников и не допустить увольнений

Неожиданные увольнения и спад мотивации весной чаще всего оказываются не повальной ленью и недобросовестностью сотрудников, а следствием выгорания. Психическое истощение не случается в один день, но осознание, что сил на работу не осталось, наваливается резко, особенно у тех, кто привык выдавать план. Активный зимний сезон позади, и организм ищет расслабления.

Опросы показывают, что до 40% сотрудников находятся в состоянии выгорания, а ещё 24% сталкивались с ним раньше. 

Эмоциональное выгорание — это большая проблема. Из-за текучки кадров компании теряют средства, а у сотрудников ухудшается здоровье и падает самооценка. Отдых и смена места работы не меняют ситуацию, потому что причина выгорания кроется не в переработках, а в более фундаментальных факторах.

Разберём, как компаниям помогать сотрудникам сохранять и восстанавливать ресурс, а сотрудникам — отслеживать свое состояние и разбираться в причинах выгорания.

Выгорание — это хроническое состояние физического, умственного и эмоционального истощения, которое вызывает длительное перенапряжение, обычно в сфере профессиональной деятельности. Это не статичное состояние, а динамический процесс, в ходе которого работа постепенно вытесняет остальные сферы жизни, но при этом перестаёт приносить радость, превращаясь в формальный набор действий без вовлечённости.

Психолог Кристина Маслач создала трёхфакторную модель, по которой определяется наличие выгорания. Исследования легли в основу опросника Маслач, самого известного диагностического инструмента эмоционального выгорания. В тесте 22 вопроса о работе, чувствах и переживаниях, которые с ней связаны.

После прохождения теста станет ясно, в какую сторону направить внимание.  

Эмоциональное истощение. Проявляется в снижении тонуса, психической истощённости и потере интереса к работе.

Деперсонализация. Проявляется в отстранённости, безразличии и формальном выполнении профессиональных обязанностей, снижении сопереживания. Иногда наблюдается негативизм в отношении коллег. 

Обесценивание собственной компетенции. Проявляется снижением удовлетворённости собой как личностью и профессионалом.

Зная, где ослаблен ресурс, проще с ним работать. Но важно понимать, что признаки выгорания гораздо шире и наблюдаются в динамике.

Признаки состояния, которые подсвечивают наличие проблемы, заметив которые стоит принять меры и оказать сотруднику помощь.

Люди, страдающие выгоранием, проявляют меньше эмоций по отношению к другим людям, отстраняются и могут даже грубить. 

В чём проявляется:

Выгорание часто ведёт к просадке даже в тех функциях, которые сотрудник выполнял хорошо. 

В чём проявляется:

Выгорание сотрудников — процесс постепенный и не всегда очевидный. Однако его последствия вполне измеримы: от падения эффективности до роста косвенных затрат. 

Вспыльчивость и остроту реакций могут принимать за сложный характер. На деле резкие выпады и грубость могут сигнализировать о перегрузке нервной системы, особенно если за человеком раньше такое поведение не замечалось.

Выгорание похоже на режим экономии энергии. Поэтому, если некогда активный работник становится пассивным, стоит обратить внимание и поискать причины.

В чём проявляется:

Физиологические проявления стресса становятся заметны раньше психологических. Тело сигнализирует о том, что энергия расходуется уже из неприкосновенного запаса жизненных сил.

В чём проявляется:

✓ Страх перед понедельником: подавленность и тревога при одной мысли о начале рабочей недели.

✓ Неспособность планировать: физическая боль от мысли, что надо построить план дальше, чем на один-два дня вперёд.

✓ Чувство вины: из-за того, что недостаточно стараетесь и всех подводите, на фоне собственного бессилия.

Важно! В отличие от обычной усталости, признаки выгорания не исчезают после сна или короткого отдыха. Если симптомы длятся дольше месяца, это говорит о переходе процесса в хроническую фазу.

Если команда или отдельные сотрудники компании находятся на грани выгорания, времени на долгие стратегии нет. HR-специалисту важно остановить цикл истощения. 

Чтобы перейти от советов к действиям, есть ряд техник, которые запускают процесс восстановления за две недели. Туда входят: аудит нагрузки, внедрение границ доступности, детокс встреч, признание видимости и обучение. Вернуть сотрудникам контроль над рабочим ритмом и предотвратить увольнения в период весеннего спада можно, если прибегнуть к ряду несложных стратегий.

Аудит нагрузки — это качественный и количественный показатель оценки рабочих задач и распределения времени сотрудников с целью  убедиться, что нагрузка сбалансирована, а цели реалистичны.

Исследования Gallup показывают, что сотрудники, которые считают свою нагрузку управляемой, на 70% меньше подвержены высокому уровню выгорания.

1. Плотность встреч и загрузка рабочих календарей, чтобы созвоны не шли подряд и между ними были паузы.

2. Отслеживание промежутков, когда сотрудник переключается между задачами, что само по себе энергозатратно.

3. Оценка объёма горящих задач, которые сваливаются на сотрудника вне плана и нарушают рабочий ритм.

4. Отслеживание изменений в объёме коммуникаций сотрудника, так как резкое снижение активности может быть признаком выгорания.

5. Оценка эмоционального состояния сотрудника, уровня мотивации и включённости в работу.

Для верной оценки нагрузки сотрудника важно выбрать подходящий метод. В одних случаях можно опираться на общие стандарты, в других — на более тонкие настройки. 

Количественный аудит — объём реальных работ сотрудника сравнивается с установленными нормами. Такой подход быстро показывает отклонения от плана.

Качественный аудит —  это тоже замеры, но уже более тонкой настройки, когда замеряют время, реально затраченное на определённую задачу. Делается это вручную самими сотрудниками или через встроенные таймеры. 

Аудит времени — с использованием специальных программ-фиксаторов, которые показывают, сколько человек работает, часто ли опаздывает и перерабатывает ли.

Аудит цифрового шума — анализ того, сколько энергии у сотрудника уходит на общение в сети с коллегами и клиентами. Проверяется плотность встреч, количество чатов и общее время, которое затрачивается на ответы в почте. 

Аудит переключений — оценка того, как часто сотрудник вынужден прыгать между разными проектами или типами деятельности. Количество переключений в течение времени, которое измеряется. Каждое переключение воспринимается мозгом как отдельно взятая задача.

Психологический аудит — оценка того, как сам сотрудник ощущает свою нагрузку. Уровень стресса, ощущение управляемости процессами, наличие поддержки. Понять, совпадает ли реальная нагрузка с психологическим ресурсом человека.

Нагрузка должна быть не просто выполнимой, но и оставлять пространство для восстановления, так как отсутствие контроля над своим графиком напрямую вредит когнитивным процессам и способности к обучению.

Инструмент направлен на обучение сотрудников управлять собственной энергией и временем. В течение рабочей недели сотруднику предлагается:

Такая практика помогает выявить скрытые триггеры фрустрации.

Карта мотиваторов или мотивационный профиль — это инструмент HR-специалистов и один из самых точных методов мягкого аудита. Карта мотиваторов помогает понять, почему один сотрудник воодушевлён, а другой, при такой же или даже меньшей нагрузке выгорает. И если классические инструменты аудита измеряют внешнюю нагрузку, то карта мотиваторов обращается к внутренним ресурсам человека. Выгорание часто происходит оттого, что не удовлетворяются фундаментальные установки сотрудника, то ради чего он работает, что для него важно. Есть несколько систем, которые работают с мотиваторами.

Игровые карточки в процессе расставления которых сотрудник понижает или повышает каждую из десяти карт в зависимости от задачи запроса. Суть в том, чтобы выявить, как текущая нагрузка влияет на каждый из мотивов.

Более строгий психологический тест, который требует сосредоточенности и выдержки, так как кажется, что вопросы повторяются и ходят вокруг да около. Опросник состоит из 33 утверждений и выдаёт результат из 12 факторов мотивации, расставив их по значимости для респондента.

Герчиков учёл особенности российского менталитета и бизнеса. Главный принцип теории Герчикова гласит: «Нет правильных или неправильных типов мотивации — есть подходящие или неподходящие для конкретной работы».

Инструментальный тип — для него работа это инструмент достижения других целей. Сотрудник с таким типом мотивации будет работать с максимальной отдачей на любой работе, если его труд будет справедливо оплачиваться. 

Профессиональный тип — ценит содержание работы и возможность развития. Такие сотрудники вовлекаются в работу полностью и часто имеют репутацию лучших профессионалов.

Патриотический тип — хочет чувствовать себя частью коллектива, бренда и принимать участие в реализации общего дела. Важно общественное признание. Готовы брать на себя больше обязательств и дополнительную работу. 

Хозяйский тип — берёт на себя ответственность. Любит самостоятельность. Не любит контроля. Работает с отдачей, не настаивая на интересе или высокой зарплате. Обособлен от  коллектива. Такие типы часто дорастают до предпринимателей.

Люмпенизированный тип — обладает слабой мотивацией. Стремится прилагать меньше усилий. Вовлечь сотрудников с такой мотивацией очень сложно. 

Для построения карты мотиваторов можно использовать любой метод, который более понятен и удобен. На основе результатов каждого из таких тестов выстраивается стратегия для профессионального развития сотрудников в компании с акцентом на особенностях составленного профиля. 

Цифровой детокс помогает вернуть контроль над вниманием сотрудников, снизить уровень стресса и наладить баланс между онлайн- и офлайн-жизнью. Это помогает регулировать границы доступности сотрудника, снижает уровень стресса и возможность переработок.

Границы доступности в рабочей среде — это донесение до коллег сформированного понимания о том, как устроено ваше личное время, когда, где и как скоро вы отвечаете на запросы и доступны для коммуникаций. Формирование границ начинается с понимания какие аспекты вне работы являются основополагающими для ощущения стабильности. Так утро формирует состояние, с которым вы входите в задачи и готовы к коммуникации.

Ключевые правила и рекомендации для проведения встреч по системе цифрового детокса, которые помогут снизить нагрузку и повысить продуктивность в чек-листе.

Признание — один из самых доступных инструментов поддержки сотрудников, но его часто игнорируют. Исследования показывают, что сотрудники, не получающие достаточного одобрения, в два раза чаще заявляют о намерении уволиться в течение следующего года. Однако просто подбадривать работников  и говорить рядовое: «Молодец» и «Так держать» — не универсальный способ. 

Важно учитывать факт, что для кого-то наивысшей наградой будет публичное признание или материальный бонус, а для кого-то похвала руководителя или увеличение ответственности как знак доверия. Если руководитель знает, что важно для сотрудника, благодарность будет целенаправленной и личной.

Правило 7 дней — это качественная обратная связь должна поступать сотруднику не реже чем раз в неделю, чтобы он ощущал ценность своего вклада и связь с миссией компании. Отсутствие признания — это прямой путь к цинизму и ощущению бессмысленности труда.

Список завершённых дел — рекомендуется внедрять для борьбы с обесцениванием небольших достижений. Регулярная фиксация успехов за день или неделю помогает сотрудникам замечать, что уже сделано, а не фокусироваться на одних только глобальных целях компании. Для такой фиксации подходит ведение дневника успехов, который помогает отделить самооценку от случайных рабочих провалов. 

Обмен достижениями — также будет уместной практикой. Когда коллеги делятся друг с другом успехами, это создает поддерживающую среду. Фиксация маленьких побед и понимание, что они замечены, позволяет мозгу получать необходимый дофамин не от мифического финала проекта, а от реального ежедневного прогресса, что значительно снижает риск эмоционального истощения.

Причиной выгорания команды часто становится неправильное управление. Поэтому обучение руководителей — приоритетная задача для компаний. 

Методика 1:1 — это личные встречи между руководителями и сотрудниками на регулярной основе. Открытые вопросы по рабочим задачам, состоянию, мотивации и трудностям работают на два важных направления — выказывают внимание к сотруднику со стороны руководства и помогают определить тонкие места, чтобы предотвратить рабочие спады и неожиданные увольнения.

Таким образом, программы обучения менеджеров должны включать: 

Словом, изучайте своих сотрудников, замечайте и благодарите. Выявляйте ценности, обращайте внимание на тонки места и конструируйте такие рабочие системы, в которых будет хорошо и работникам и сотрудникам.

Онлайн-марафон, который разработан совместно с экспертом-психологом. Участники выполняют задания по увлекательным эпизодам из фильмов в течение нескольких дней. 

Каждый эпизод направлен на то, чтобы обыграть и прожить стрессовую ситуацию, в которой каждый может оказаться. Тут и дедлайны, которые горят, и тревожность, которая накатывает не вовремя.