Как не прогадать с выбором новогоднего тимбилдинга

С решением по организации зимнего корпоратива затягивать не стоит. Но бывает трудно выбрать между разными предложениями командообразующих программ, особенно когда они разноплановые. Одно агентство предлагает готовый тимбилдинг, другое — адаптацию сценария под запросы компании, третье — разработку концепции с нуля. Что из этого закроет именно вашу задачу, сходу не всегда понятно.

В статье раскладываем по полочкам особенности игровых форматов для сотрудников и показываем, в каких ситуациях каждый из них подходит. После прочтения у вас не будет возникать вопроса что выбрать, готовый или кастомный тимблидинг — вы поймёте, на что опираться для принятия оптимального решения. В итоге вам не придётся переплачивать за ненужную кастомизацию или пытаться закрыть нестандартную задачу типовым продуктом.

Отправная точка — определить задачу

Прежде чем выбирать формат, важно зафиксировать приоритетные цели. Они могут быть связаны:

• с коллективом: поблагодарить сотрудников за год, объединить распределённую команду, укрепить связи между отделами;
• с компанией: транслировать ценности, отметить итоги года, поддержать происходящие перемены;
• с настроением: запустить праздничную коммуникацию, провести вау-событие для сотрудников и их семей, собрать пользовательский контент.

Чтобы сузить выбор, определите количество участников, где они находятся, их возраст, гендерный состав и особенности, связанные с родом деятельности. Учтите предыдущий опыт мероприятий: стоит задействовать моменты, которые ранее сработали успешно, при этом глобально не повторяться. Выясните, насколько целесообразна интеграция бренда в игровой процесс.

Какие решения существуют

Предложения по организации тимбилдинга под задачи компании удобно разделить на четыре категории, где от подрядчика требуется разный уровень вовлечённости и объём работы:

• готовая программа — сценарий и механики уже разработаны и проверены на других клиентах;
• модульный кастом — программу собирают из существующих заданий и механик под конкретную задачу;
• индивидуальная геймификация — концепцию, сценарий и механики разрабатывают с нуля под конкретную коммуникационную задачу.

Особняком стоит организация тимбилдинга под ключ. Она может строиться на готовой программе, кастомной сборке или на индивидуальной разработке — помимо программы агентство берёт на себя всё мероприятие целиком: площадку, кейтеринг, новогодний декор, технику, подрядчиков и работу с документами.

Когда достаточно готового решения

Если до праздника остаётся пара недель, нужно надёжное решение, которое не требует тестирования. Оно включает проверенный сценарий с готовым реквизитом, таймингом и командой. Базовая адаптация под компанию возможна, но ядро игры не меняется.

Такой формат логично выбирать при условии:

• задача типовая — познакомить, объединить, развлечь;
• сотрудники раньше не участвовали в подобной программе;
• нет потребности встраивать в сценарий сложную тему;
• важны предсказуемый результат и понятная организация.

Дорабатывать готовое решение придётся, если:

• оно должно нести стратегию компании или сопровождать ребрендинг;
• аудитория уже проходила похожую программу;
• площадка накладывает нестандартные ограничения;
• нужно объединить несколько форматов.

Примеры готовых офлайн-решений «Найт Стрит»

«Атмосфера» — конструктор из игровых, творческих и брендированных зон. Можно собрать нужную комбинацию. Гости перемещаются между станциями, выполняют задания и получают призы. Количество участников от 20 до 2000, длительность — 2–8 часов.

→ Выбирайте, если нужен непринуждённый фестиваль со свободой действий.

«Код Успеха» — иммерсивное приключение с колоритными персонажами и детализированными артефактами. Сотрудники становятся частью сюжета, проходят испытания, в конце финал с вау-эффектом. Сценарий рассчитан на 50–500 человек, длительность — 1,5–2,5 часа.

→ Выбирайте, если задача — укрепить горизонтальные связи и раскрыть сильные стороны сотрудников.

«Мафия» — банкетный квест: гости впутываются в криминальную интригу и ищут предателя мафиозного клана. Количество человек от 30 до 200, длительность — 1,5 часа.

→ Выбирайте, если хотите сохранить традиционный новогодний банкет и добавить остросюжетный интерактив.

Примеры готовых онлайн-решений «Найт Стрит»

«Новогодняя #Активация» — онлайн-игра с головоломками, шифрами и творческими заданиями в боте Телеграм или на платформе от «Найт Стрит». Участвовать может сколько угодно человек, длительность 2,5 часа.

→ Выбирайте, если задача — усилить чувство общности и праздничное настроение.

Winter Fest — многодневная онлайн-программа с загадками и творческими заданиями для долгоиграющего вовлечения. Количество человек от 10 до 10 000, длительность — от 5 дней.

→ Выбирайте, если вам нужна не разовая двухчасовая программа, а игра на несколько дней.

Когда нужен кастомный тимбилдинг

Это решение держит баланс между сроками, надёжностью и индивидуальностью — то, что нужно, когда полная разработка избыточна, а типовой сценарий не подходит. Кастомный тимбилдинг — это программа, которую собирают из заданий, станций и механик разных продуктов ивент-агентства. При этом с нуля ничего не разрабатывается.

В кастомную сборку можно включить разнообразый набор интерактивных модулей, изменить их последовательность, адаптировать программу под нестандартную площадку, подобрать задания под нужные навыки и особенности коллектива, добавить фирменный стиль и корпоративный контент, поменять финал или совместить онлайн- и офлайн-этапы. 

Чтобы показать, чем кастомный тимбилдинг отличается от готового, рассмотрим иммерсивный квест от «Найт Стрит» «Код Успеха»:

• готовое решение — сценарий, реквизит и костюмы остаются в логике изначальной концепции квеста;
• кастомный вариант — адаптация сценария, реквизита и нарядов персонажей под стиль и специфику компании, а также интеграция заданий из других программ.

Когда нужна разработка игрового решения с нуля

Если кастомный тимбилдинг пересобирает то, что уже есть, то индивидуальный тимбилдинг предполагает разработку с нуля всей игровой логики взаимодействия, а не только сценария и отдельных заданий.

Вариант оправдан, когда:

• событие связано с запуском стратегии или ребрендингом;
• аудитория разбросана по городам, офисам или производственным площадкам;
• необходимы: особая регистрация, рейтинг, мерчшоп, навигация или аналитика;
• требуется сбор пользовательского контента или игра должна продолжаться до и после корпоратива.

Показательный пример — онлайн-адвент. Его можно собрать под любую тематику: семейную, праздничную, спортивную, связанную с важным событием в компании и т. д. Внутрь встраиваются мастер-классы, спикеры и даже полноценный онлайн-тимбилдинг. Компания получает не типичный адвент-календарь из каталога, а свою программу с нужной темой.

Что такое геймификация мероприятия

Геймификация — это использование игровых механик для управления вниманием и действиями участников. К ней обращаются, когда нужно вовлекать аудиторию не только во время офлайн или онлайн-события, но и до и после него.

Под эту задачу у «Найт Стрит» есть игровая платформа PLAYFORMA — цифровое пространство, которое открывается в браузере и не требует установки. Через него участники регистрируются, получают новости, выполняют задания, копят баллы и обменивают их на мерч. Организаторы управляют потоками с помощью отправки уведомлений, собирают пользовательский контент и видят аналитику в реальном времени.

Как платформа показала себя на практике

Онлайн-квест для Мегафона — двухнедельный марафон для команд со всей России и офлайн-финал по головному офису для победителей первого этапа.

→ Результат: 1659 участников, в полуфинал вышло 115 человек, в финал — 30.

TEAM PLAY FEST — платформа стала цифровым ядром живого фестиваля тимбилдинга: через неё осуществлялась регистрация, навигация, игровые задания с баллами, мерчшоп и чат поддержки.

→ Результат: платформой воспользовались 60% гостей, которые открыли в сумме 4988 заданий — 80,6% из них были выполнены до конца. Полученные баллы участники обменяли на 1556 позиций в мерч-шопе, а один из партнёров фестиваля получил 450 заявок, благодаря встроенной в платформу механике.

Когда нужен корпоратив под ключ

Если внутри компании не хватает людей, чтобы обеспечить площадку, кейтеринг, трансфер, техническую составляющую и съёмку, можно доверить проект целиком одному агентству.

Такое мероприятие проводят и по готовой программе, и по кастомной сборке, и по индивидуальной концепции. В зоне ответственности подрядчика все организационные вопросы.

Формат под ключ имеет смысл, когда:

• не хватает ответственных за ивенты внутри компании;
• много подрядчиков и нужна грамотная координация;
• событие проходит в другом городе;
• ожидается большая аудитория и необходимо снизить операционные риски;
• предполагается сложная инфраструктура;
• нужно объединить банкет, шоу, игру и цифровые механики.

Доплачивать за полный цикл нет смысла, когда:

• площадку, питание и технику вы можете организовать своими силами;
• в компании есть свой ивент-менеджер;
• мероприятие камерное и не требует сложного продакшена.

Команда агентства «Найт Стрит» организовала более 3000 мероприятий по всей стране и готова организовать новогодний корпоратив под ключ: от концепции и площадки до контроля подрядчиков, прекампейна, проведения, аналитики и составления отчёта.

Что влияет на стоимость и сроки

Стоимость тимбилдинга зависит от состава работ:

• в готовом решении оплачивается проведение уже разработанной программы — это предсказуемая часть сметы;
• в кастоме к проведению добавляются подбор механик, адаптация сценария, контента, реквизита и маршрута;
• при индивидуальной геймификации в цену также входит исследование задачи, разработка концепции, сценария, контента, дизайна, техническое решение и тестирование;
• в организации под ключ — вся инфраструктура: площадка, питание, техника, персонал, декор, логистика и подрядчики: а также работа с документами.

Что обычно растягивает срок:

• долгая подготовка брифа;
• несколько кругов согласования;
• новый реквизит;
• сложная площадка;
• интеграция с ИТ-системами;
• участие руководства в сценарии;
• продакшен видео;
• работа в нескольких городах.

Какое решение выбрать

Готовый продукт — если задача не требует глубокой интеграции корпоративного контента, формат откликается аудитории, сроки сжаты.

→ Пример ситуации: вы уже выбрали ресторан под корпоратив для 60 человек, до праздника осталось 3 недели — подойдёт готовая программа банкетного квеста.

Кастомный тимбилдинг — если нужно объединить проверенные задания, а маршрут, оформление и акценты адаптировать под команду.

→ Пример ситуации: у вас 300 человек, и вам нужно собрать разнообразные активности, чтобы никто не скучал.

Индивидуальная геймификация — если игра должна решать нестандартную коммуникационную задачу, проводится несколько дней или недель, объединять разные каналы и собирать данные для отчёта.

→ Пример ситуации: 5000 сотрудников в разных городах, которых сложно собрать из-за разницы часовых поясов, но необходимо объединить общим эмоциональным опытом. 

Организация под ключ — если нужно передать агентству ответственность за всё мероприятие: площадку, питание, технику, подрядчиков и риски.

→ Пример ситуации: 500 сотрудников и нехватка ответственных за координацию подготовки праздника.

Чек-лист с вопросами по первичному брифу

Задача: какую цель должно закрыть мероприятие и нужно ли транслировать через него ценности и стратегию. Какие данные нужно получить после события.

Аудитория: сколько человек участвует, где физически находятся сотрудники, какие форматы им уже не в новинку, есть ли у них общие предпочтения.

Ресурсы: есть ли своя площадка и подрядчики, получится ли координировать процессы самостоятельно, какие нужны согласования.

Масштаб: сколько будет длиться мероприятие, нужна ли активность до и после события.

Приоритет: что важнее — скорость, проверенность, уникальность или снятие организационной нагрузки.

Если остались сомнения, какой уровень нужен именно вам, оставьте заявку менеджеру «Найт Стрит» и опишите задачу, аудиторию, сроки, имеющиеся ресурсы — агентство предложит готовое, модульное или индивидуальное игровое решение под задачи бизнеса, а при необходимости возьмёт на себя организацию новогоднего корпоратива под ключ.