Почему онлайн-тимбилдинг теряет участников: как избежать 5 ошибок организатора

Вы согласовали сценарий онлайн-тимбилдинга для команды, назначили дату и разослали приглашения. Но в день мероприятия подключилось вдвое меньше участников, чем планировали. Первая мысль: людям не зашла игра.

На деле причина может быть в другом: кто-то не понял, что нужно делать после запуска бота, кто-то запутался в правилах, а кто-то не нашёл свою игровую команду. В итоге часть сотрудников закрыла бота, так и не начав играть.

Разберём, что может помешать сотруднику добраться до хорошо подготовленной игры и какие решения помогают не терять участников. Мы попросили ребят из агентства Найт Стрит. у которых богатый опыт в онлайн-тимбилдингах, на собственных кейсах показать и рассказать, какие ошибки могут быть и как их избежать. Даём им слово.

Перед началом игры удалённому сотруднику нужно пройти несколько этапов: открыть приглашение, перейти по ссылке, познакомиться с правилами, присоединиться к команде, и приготовиться выполнить первое задание.

На любом из этих действий человек может застрять. Например, ему предлагают найти капитана команды, написать кому-то в чат или ответить на вопрос, который вводит в ступор. Для организатора это может быть мелочью, но занятому сотруднику не всегда хочется прерывать рабочий процесс ради непонятного действия.

Отдельная проблема — участники, которые остались без команды. Так может случиться с новичком, сотрудником, работающим на стыке отделов или человеком, которому неловко первым обращаться к незнакомым коллегам. Если для входа в игру нужно самостоятельно искать компанию, появляется лишний социальный барьер.

Перед запуском полезно пройти весь маршрут глазами участника и ответить хотя бы на три вопроса:

Чем проще этот маршрут, тем меньше людей потеряется ещё до начала игры.

В МТС столкнулись с похожей задачей во время весенней командной игры, которую проводили вместо двух отдельных мероприятий к 23 Февраля и 8 Марта.

Для простоты регистрации мы сделали один экран с тремя вариантами:

За основу взяли нашу готовую игру для удалённой команды и адаптировали её под МТС: изменили визуальное оформление, подготовили новые анонсы и рассылки, использовали задания с аудио, текстом, фотографиями и видео. Регистраций оказалось больше, чем ожидалось, поэтому первоначальный лимит увеличили более чем на 200 мест.

При этом простая регистрация не компенсирует слабую механику игры. Также стоит иметь в виду, что автоматическое распределение людей по командам полезно в больших коллективах, но в небольшой компании такая функция может быть избыточной.

Традиционные гендерные праздники не всегда соответствуют составу команды. В IT-компании женщины могут заниматься разработкой на JavaScript и Python, а мужчины — дизайном в Figma. Формальное разделение по полу в таком случае будет иметь мало общего с реальной рабочей средой.

Поверхностное решение — просто заменить привычное название на нейтральное, но при этом ничего не делать с заданиями. Проблема в том, что участники быстро замечают несоответствие между заявленной темой мероприятия и тем, что происходит внутри программы.

Не работает и слишком абстрактное название вроде «Дня энтузиазма» или «Праздника света». Оно не объясняет, зачем компании понадобился новый повод и какое отношение он имеет к самим сотрудникам.

Лучше выбрать тему, которая естественно связана с деятельностью компании и одинаково подходит всей аудитории. Тогда новое название становится не косметической заменой, а частью общей концепции мероприятия.

В «Авито» переосмыслили привычные корпоративы. Вместо обычных гендерных праздников появились «День защитника контента» и «День любви и поддержки пользователей». Оба повода связаны с деятельностью компании и не требуют делить сотрудников на мужчин и женщин.

Специально под эту идею разработали командную игру в Телеграм-боте. По сюжету в «Авитосити» андроиды перестали слушаться людей, и участникам предстояло совместными усилиями спасти город.

Онлайн-квест для сотрудников продолжался 4 дня. На прохождение испытаний отводилось 12 часов — игроки могли выбрать удобное время, но при этом не откладывать задания на глубокую ночь. Команды видели текущие результаты друг друга, что подогревало азарт и активность в чатах. В итоге игру прошли 400 человек командами по 3-5 участников; 3 из них победили и получили призы от руководства.

Когда стоит вопрос, как провести корпоратив для сотрудников из разных городов, то самый очевидный вариант — собрать всех на одном эфире. На первый взгляд это действительно помогает создать ощущение общего события.

Однако когда на эфире сотни, а то и тысячи участников, он превращается из праздничной встречи в скучную трансляцию. Ведущий физически не может обращаться ко всему коллективу так же естественно, как в небольшой компании.

Тут же возникает и другая проблема — часовые пояса. Для одного сотрудника мероприятие может проходить в середине рабочего дня, для другого — ближе к ночи. В этом случае лучше сохранить общий сюжет и задания, но дать людям возможность проходить их в удобное время.

ИТ-компания «БФТ» провела онлайн-игру на 1000+ человек. Задания были доступны в течение суток, и каждый сотрудник мог выбрать удобный момент для участия.

Главные герои истории — корпоративные маскоты Бит и Байт. Они отправились в путь по снежному новогоднему лесу. После каждого этапа появлялась анимация, которая связывала отдельные задания в одну историю. В конце участников ждал опрос о праздничном настроении.

Мы намеренно сделали задания простыми: в конце года команда была загружена, поэтому игра должна была стать короткой передышкой, а не ещё одной сложной задачей.

Асинхронный формат может не подойти. Если задача — собрать людей и вызвать общую реакцию, понадобится другая механика. 

Часто в продолжительных игровых программах наблюдается одна и та же ситуация: в начале участников много, затем часть перестаёт возвращаться, а до финала доходят самые увлечённые.

Причина может быть не в формате, а в однообразии заданий. Если человек уже понял принцип головоломки, а на следующий день получает почти то же самое, интерес постепенно снижается.

Поэтому сценарий на несколько дней лучше строить с разной нагрузкой. Например, в один день дать короткую задачу на несколько минут, в другой — более содержательное испытание, далее предложить командную механику.

Разность заданий даёт сотруднику повод вернуться в игру, даже если он пропустил какую-нибудь активность. Если сегодняшняя механика ему не подошла, завтрашняя может оказаться интереснее.

Winter Fest для команды «Авито» длился 5 дней. Каждый день отличался от предыдущего: утром появлялся новый блок из трёх заданий разной сложности — от простых развлекательных механик до командных испытаний.

Так участники сами выбирали подходящий уровень нагрузки и не получали несколько дней подряд один и тот же игровой опыт. Активности оказались настолько интересными, что зарегистрировалось на 282 участника больше, чем рассчитывали изначально.

Такой формат требует хорошей подготовки: задания следует разработать заранее и публиковать в одно и то же время без задержек. Если делать в спешке, это негативно скажется на качестве механик.

Также стоит учесть периоды максимальной рабочей нагрузки. В конце кварталов сотрудникам может быть трудно регулярно находить время ещё и для корпоративной активности.

Для распределённой команды с разными часовыми поясами возможность подключаться в любое удобное время может быть большим преимуществом. Но делать асинхронность обязательным условием любого онлайн-тимбилдинга не стоит.

Некоторые механики ценны именно благодаря одновременному участию на виртуальном корпоративе. Например, ведущий может подхватить шутку из чата и встроить её в сюжет, а решение участников во время эфира может изменить дальнейший ход мероприятия.

Определить необходимость синхронного формата просто: мысленно уберите из программы общий эфир и ведущего. Если исчезает значительная часть взаимодействия и энергии, асинхронный формат вам не подходит. Бот не заменит живую искромётную импровизацию человека.

Playkot выбрал синхронный формат с ведущим. Для IT-компании это было нестандартным решением, поскольку обычно они предпочитают асинхронность.

Мы кастомизировали механики и задания, задействовав графические материалы компании. В программу включили актуальные на тот момент отсылки, например, к сериалу «Слово пацана». Связь с текущим контекстом придавало кастомному онлайн-мероприятию больше смысла.

При этом синхронный эфир не подойдёт большой команде, в которой разброс часовых поясов слишком широкий.

Во всех описанных случаях проблема связана не только с самой игрой, но и с тем, каким образом происходит участие. При работе с подрядчиком обычно обсуждают сюжет, механику и визуальное оформление. Но забывают отдельно пройти путь участника от первого сообщения до финала.

Перед запуском проверьте:

Есть ещё важный момент: игра не помогает людям стать коммуникабельнее. Если сотрудники привыкли избегать общения с незнакомыми коллегами, автоматическое распределение по группам лишь помогает провести игру без необходимости искать команду. После завершения программы привычная модель коммуникации может вернуться.

По той же причине онлайн-активность не решит проблемы выгорания, слабого менеджмента или отсутствия доверия. Если команда давно работает на пределе, может быть полезнее пересмотреть процессы и нагрузку, чем добавлять ещё одну задачу в календарь.

Поэтому игру стоит выбирать под конкретную задачу: убрать барьеры для участия, дать сотрудникам повод познакомиться и пообщаться, создать общий опыт или ненадолго переключить внимание с рабочих задач.